雇用者は、ＩＲＳに対し四半期毎に「フォーム９４１（Employer's Quarterly Federal Tax Return）」を申告しなければなりません。これはチップも含めいわゆる賃金・給与から源泉徴収した所得税とＦＩＣＡを報告するものです。

 

フォーム９４１の申告期限は次の通りです。

 

          四半期           四半期末            申告期限

          １月〜３月       ３月３１日          ４月３０日

          ４月〜６月       ６月３０日          ７月３１日

          ７月〜９月       ９月３０日          １０月３１日

          １０月〜１２月   １２月３１日        翌年１月３１日

 

尚、フォーム９４１の年間総額は、源泉徴収票W-２（Wage and Tax Statement）そしてW-２の年間総計を表したW-３（Transmittal of Wage and Tax Statements）と合致していなければなりません。W-２とW-３は社会保障局（Social Security Administration = SSA）に年次報告する義務があります。しかしＩＲＳにはW-２、W-３の年次報告は不要です。雇用者が事業を中止した場合や、従業員がいなくなった場合は、フォーム９４１に「FINAL」と明記します。

 

一方、農業関連雇用者は、源泉徴収税（所得税とＦＩＣＡ）にはフォーム９４３を使い、年次報告することになっています。農業に係る雇用の特例や納税方法など、詳しくはＩＲＳ公示第５１号に明示されています。

また雇用者が、給与賃金以外の所得（福利厚生制度、年金、ＩＲＡ、ギャンブル賞金等）に対し源泉徴収を行った場合は、フォーム９４３により年次報告しなければなりません。申告期限は翌年の１月３１日です。

 

 

 

雇用者は、たとえ当該報告期間に給与支給実績がなくても、オレゴン州歳入局に源泉徴収報告「フォームＯＱ（Oregon Combined Tax Reports）」を提出しなければなりません。たとえ源泉徴収額がゼロでも申告しなければなりません。一部の農業関係雇用者を除き、一般の雇用者は四半期ごとに申告する必要があります。

 

申告期限は次の通りです。

 

          四半期           四半期末            申告期限

          １月〜３月       ３月３１日          ４月３０日

          ４月〜６月       ６月３０日          ７月３１日

          ７月〜９月       ９月３０日          １０月３１日

          １０月〜１２月   １２月３１日        １月３１日

 

 

ＩＲＳにフォーム９４３（Employer's Annual Tax Return for Agricultural Employees）を申告する農業関連雇用者（年一回申告；期限翌年１月３１日）を除き、一般の雇用者は四半期毎の申告を義務付けられています。フォームＯＱ（Oregon Quarterly Combined Tax Report）を提出しなければなりません。

 

さらにすべての雇用者は、年次源泉徴収合計報告フォームＷＲ（Oregon Annual Withholding Reconciliation Report）を翌年２月末までに提出しなければなりません。万一当該年度中に事業を中止した場合は、最終給与支給日から３０日以内に、同様の年次報告の提出する必要があります。

 

給与を支給した雇用者は、年間の源泉徴収票（W-２）を作成しなければなりません。源泉徴収票は連邦や州・地方公共団体用に６枚綴りで、特に代替様式を使用する場合は別途承認されていなければなりません。雇用者は源泉徴収票を翌年１月末までに従業員に送付しなければならないことになっています。

もし従業員が退職した場合、雇用者は最終給与支給日から３０日以内に従業員に源泉徴収票を提出する必要があります。もし提出後、源泉徴収票の内容を訂正する必要がある場合、速やかに訂正後の源泉徴収票を再送付します。また再発行の要求がある場合は、コピーに"Reissued by Employer"とハッキリと表記して再発行します。

 

 

 

 

源泉徴収票（W-２）の年次報告義務

 

雇用者は、毎年１月末までに源泉徴収表を作成し、１月末までに従業員に配付しなければなりません。さらに源泉徴収票総合票（W-３）を作成し、ＩＲＳ及びオレゴン州に年次報告を翌年２月末までに申告する義務があります。

 

 

 

従業員個々の源泉徴収票が「W-２」、すべてのW-２を集計した合計票が「W-３」です。

「W-２」は６枚複写式のフォームから成っており、以下のようにページ番号が付記されています。

 

COPY A　→　雇用者経由、社会保障管理庁（ＳＳＡ）行。

COPY 1　→　雇用者経由、オレゴン州歳入局行。

COPY B　→　従業員行。

COPY C　→　従業員行。

COPY 2　→　従業員行。

COPY D　→　雇用者控え。

 

「W-３」は、複写式ではなく一枚だけの様式です。

 

W-３　→　雇用者経由、社会保障管理庁（ＳＳＡ）行。

W-３のコピー　→　コピーをとり雇用者控えとします。

 

 

 

​（１）　従業員へのW-２の配付

 

 

雇用者は、毎年１月末までに各従業員に前年のW-２の内、COPY B, C及びCOPY ２を送致しなければなりません。年内に退職した従業員に対しては、要求あれば３０日以内に、又は最終給与賃金の支給日から３０日以内に送致すればいいのですが、要求ない場合でも翌年の１月末までに退職従業員に送付しなければなりません。

 

 

（２） 保障管理庁に対する報告

 

 

雇用者は、各従業員のW-２の「COPY A」に「W-３」を添付して、翌年２月末までに郵送にて報告をしなければなりません。

 

郵送先は：

    

SOCIAL SECURITY ADMINISTRATION

DATA OPERATIONS CENTER

Wilkes-Barre, PA 18769-0001

 

（但しCertified Mailで郵送する場合のZIP CODEは、18769-0002となります。）

 

 

 

 

W-２が複数ある場合は、LAST NAMEでアルファベット順に並べるか、又はソーシャルセキュリティー番号順に並べること。

W-２とW-３は自動読み取り装置を使用するため、テープで貼ったり、ステープルで留めたりしないこと。

フォームは折り曲げず、全ページをそのままフラットに封筒に入れ郵送のこと。

 

 

 

（３）　オレゴン州歳入局に対する報告

 

 

雇用者は、各従業員のW-２の「COPY １」にフォーム「WR」を添付して、翌年２月末までに下記に郵送、報告をする義務があります。

 

 

OREGON DEPARTMENT OF REVENUE

PO Box 14260

Salem, OR 97309-5060

 

 

オレゴン州の場合も、テープやステープルで留めたりせず、またフォームＯＱとは別に送らなければなりません。

 

 

（４）　雇用者の源泉徴収関連書類の保管義務

 

雇用者は、W-３のコピーをとり、W-２の「COPY D」と共に、４年間保管しなければなりません。

 

 

 

 

雇用者は従業員の源泉徴収業務に関し責務があります。従って雇用者は税法に則って源泉徴収を行い、納税し、そして報告を怠ってはいけません。

 

オレゴン州では、万一雇用者が３年間報告を怠りますと、税額総額の１００％のペナルティーを課せられます。納税自体が遅れますと納税額の５％のペナルティーが賦課されますとともに、遅れた期間につき年利９％の日割り計算で請求されます。遅延期間が６０日を超えますと、金利は１３％になります。

またＯＱの申告が３ヶ月以上遅れますと、納税期限時点での税債務額の２０％のペナルティーが追徴されます。３年間遅延しますと１００％のペナルティーです。加えて未納税額については、期限から金利が賦課されることは言うまでもありません。

万一源泉徴収税が未納となった場合、当該企業の役員、パートナー又は源泉徴収責任者個人の責任を追求されることになりますので、納税と報告義務を慎重に果たすことを肝に銘ずるべきです。

 

 

 

事業を中止した場合や、従業員がいなくなった場合、オレゴン州の源泉徴収勘定を閉鎖しなくてはなりません。そのためにはフォーム"Change in Status Report"をオレゴン州雇用局に提出します。

 

 

 

源泉徴収に係る情報の文書保管期間は、申告期限から５年です。

尚、米国の法人は財務諸表や確定申告書を正確に記録・申告し、本社で保管することが義務付けられています。

 

一方、雇用／給与関係の書類の保存期間は、税法で「４年」と定められています。